飲み会の幹事になったら一番大事なお店の予約 スムーズに済ませるには

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飲み会の幹事になったら

飲み会の幹事に初めて任命されたら、
何をどのような順番で行ったらいいか、不安ですよね。
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しかも、会社の飲み会だと、こういったところで
自分の力をアピールできたりすることもありますので、
なおさら不安が倍増します。

どのようにしていくのが一番スムーズか、まとめてみました。

飲み会の幹事になったらまずは日程を決める

幹事に任命されたらまずしなくてはいけないことが日程を決める事です。
日程を決める時には、できるだけ参加しやすい日程で決めるのがいいですね。

日程的に可能であればお給料日前とかだと
金銭的に参加が厳しいといった人もいるかもしれませんので、
お給料日の後にするとか、帰りが遅くなるので、次の日が休みの日程で考えるとかですね。

それと仕事が忙しい時期を避けるとか、ですね。
仕事の内容によっては特定の曜日や特定の日程(5,10日とか)が
忙しいといった場合もあると思いますので、
そのような業務を担当されている人も誘うのであれば
忙しい日は外した方がいいですよね。

飲み会のお店を決めるポイント

日程が決まったら、飲み会を行うお店を決定しましょう。
この時点で参加の人数は決まっていませんが、
参加者を募るときに場所や会費が未定な状態では参加すると言いづらいですよね。

お店を決める際のポイントは参加者が
苦手なメニューのお店を選択しないこと、
前回と同じお店を避ける事、などですね。

苦手なメニューとかについては人数が少なければ直接聞いてもいいですし、
身近な人に聞いてみるのもいいですね。

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飲み会参加者の意向を大事に

人数が多い場合は一人ずつ聞いて回っていたら
いくら時間があっても足りないですし、聞けば聞くほど
お店の決定がしにくくなる場合も考えられますので、
以前に飲み会を行ったお店を上司などに聞いてみて、
どのようなジャンルをチョイスしているのか、
とかを考えて似たようなメニューを扱っているお店を選んだらいいかもしれませんね。

飲み会のお店は駅から近い方がベスト

お店のジャンルが決まったら、駅からのアクセスや希望の日程で
予約が取れるかどうかなどを考えてお店の人に一人当たり
どのくらいの料金でコースを提供してもらえるかを聞いてみましょう。

この時点で正確な参加者の人数はわからないので、
大体何人くらい、と言った形で確認してみるといいですね。

飲めない人がいる場合の飲み放題コース

飲み放題とかを付けるのであればお酒が飲めない人がいる場合は
どうするかなども交渉できるといいですね。場合によっては
この交渉によって多少料金が抑えられるかもしれません。

飲み会の参加可否の確認

飲み会をするお店との打ち合わせが済んだら、
参加者の方にお店の名前、お店の場所、参加時の会費はいくらか
と言った情報を知らせたうえで参加の可否を確認します。

メールで確認をする場合には、いつまでにどのような形で
返事をしてほしいのかを明記の上でメールするといいですね。

さらに返信が来ているかどうかを確認して、
期日の間近で返信がない人にはリマインドメールを送るとさらに親切ですね。
あとで返事しようと思って忘れている人もいると思うので。

回覧形式で回す場合はメールの時に書いたのと
同じ情報を書いたうえで参加の可否を聞く人の名前を表形式で書いて、
見た人にサインかハンコを押してもらって最後に幹事に戻してもらうようにしましょう。

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